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Por Elano Garcêz – Suporte ArgoHost

Getting Things Done (numa tradução forçada seria “Tornando as coisas concluidas” é um método de organização pessoal criado por David Allen, descrito em um livro de mesmo nome.

O método se baseia no princípio de que uma pessoa para concluir suas tarefas precisa descrevê-las externamente (que não fique apenas listando mentalmente o que tem por fazer). Com isso a mente é liberada do trabalho de lembrar tudo o que precisa realizar, e pode se concentrar apenas em executar essas tarefas.

Antes de mais nada, devemos enfatizar que o GTD é apenas um de vários métodos que gerenciamento de tempo e ações que temos atualmente. Essa é uma tendência que cada vez mais cresce e vem ganhando mais espaço fora da área onde originalmente era utilizada, TI.

Nos métodos de gestão de tempo tradicionais, as prioridades geralmente desempenham um papel central. Em contraste, a abordagem de Allen utiliza dois elementos principais –  controle e perspectiva. Ele propõe um processo de fluxo de trabalho para ganhar o controle sobre todas as tarefas e compromissos que precisa ou quer concluir, e a criação de “6 diferentes níveis de foco” a proporcionar-lhes perspectivas úteis de forma que assim você possa categorizalas.

Revisão semanal da lista de tarefas

Durante essas revisões semanais, o usuário determina o contexto para as tarefas e as coloca nas listas apropriadas. Por exemplo, agrupar as tarefas a serem feitas no computador, as tarefas a serem feitas fora do ambiente de trabalho isso levando em conta a sua realidade, se você trabalha o dia inteiro no computador então sua divisão será um pouco diferente, nesse caso o que importa é dividir estas tarefas em categorias.

Uma dica na hora de criar essas divisões é pensar nas ferramentas que serão utilizadas ou pessoas que são necessárias para concluir determinada tarefa.

A partir dai podemos seguir para a execução das tarefas. A psicologia do GTD visa tornar fácil e divertido o fechamento de cada tarefa da lista, assim como a busca e pesquisa das informações necessárias para a conclusão da mesma.

Allen sugere que muitos dos bloqueios mentais que temos para realizar algumas atividades são causados por uma insuficiência de planejamento inicial. Por exemplo, em cada tarefa é necessário pensar antes de iniciar o quero obter quando terminar aquilo e o que será necessário para atingir esse objetivo.

De acordo com Allen, é muito mais prático pensar em tudo isso antes de iniciar o projeto e gerar uma lista de ações que serão necessárias para que mais tarde possamos executá-las sem maiores planejamentos (porque na verdade já havia sido previamente planejado), seria como se você tivesse feito o planejamento antes de entrar naquela tarefa, ou seja você não estava ainda preocupado em como iria concluir ela, já que não havia “oficialmente” iniciado.

O “sistema de lembrete” do cérebro humano é ineficiente e raramente nós lembramos o que temos de fazer no momento e no lugar certo em que podemos realizar. Consequentemente, as ações “próximo” ficam sempre acumuladas esperando por um aviso para serem realizadas, supostamente seria nosso cérebro uma especie de “sistema confiável” que agiria como um apoio externo a realização das tarefas, garantindo assim que seriamos “avisados” com lembretes certos e na hora certa. Já que o GTD baseia-se em memórias externas(anotações e listas), ele pode ser visto como esse “sistema confiável”, ou seja, funciona como uma pequena extensão da nossa mente.

Concluindo brevemente, vejam que vale a pena uma tentativa de utilização do método, afinal tudo que vem para diminuir nosso estresse, melhorando nosso desempenho no dia a dia, deve ser bem vindo.

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